ควบคุมและดูแลกิจการ

“Control” คือระบบที่ทำให้ธุรกิจสามารถควบคุมเอกสารและสัญญาได้อย่างเป็นระเบียบ ไม่ต้องอาศัยเพียงความจำของใครคนใดคนหนึ่ง แกนสำคัญคือการจัดทำ checklist และ “Contract Summary” สำหรับเอกสารทุกชุด เช่น

ระบบลักษณะนี้ไม่ควรอยู่แค่ในฝ่ายกฎหมาย แต่ควรเชื่อมกับฝ่ายบุคคล ฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ และผู้ที่ดูแลข้อมูลและเอกสารทั้งหมดของบริษัท เพราะเมื่อถึงวันที่ธุรกิจต้องการขยายกิจการ รับนักลงทุน หรือทำดีลสำคัญ ขั้นตอนหนึ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้คือการทำ Due Diligence ซึ่งเป็นการตรวจสอบข้อมูลและเอกสารย้อนหลังอย่างละเอียด หากองค์กรไม่เคยมีระบบควบคุมมาก่อน การรวบรวมเอกสารย้อนหลังอาจกลายเป็นงานใหญ่ที่ใช้ทรัพยากรมาก และยังส่งสัญญาณให้คู่สัญญาเห็นว่า ภายในบริษัทเองยังจัดการเรื่องพื้นฐานได้ไม่เป็นระบบเท่าที่ควร

เมื่อไม่มีระบบที่ชัดเจน ความรู้เกี่ยวกับสัญญาและข้อผูกพันมักจะไปกระจุกอยู่กับคนไม่กี่คน เช่น ผู้ก่อตั้ง ผู้จัดการฝ่ายหนึ่งฝ่ายใด หรือทีมงานที่อยู่มานาน หากบุคคลเหล่านี้ย้ายออกหรือเปลี่ยนบทบาท ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับสิทธิ หน้าที่ และความเสี่ยงของบริษัทก็หายตามไปด้วย การสร้าง Control จึงเป็นการดึงความรู้ที่กระจัดกระจายเหล่านั้นมาอยู่ในรูปแบบที่องค์กรใช้ร่วมกันได้ ทำให้ธุรกิจไม่ผูกติดกับตัวบุคคล และพร้อมมากขึ้นในวันที่ต้องเปิดข้อมูลให้คู่สัญญา นักลงทุน หรือที่ปรึกษาภายนอกตรวจสอบ